Hoe ga je om met conflicten in een team? Hoe herken je ze en hoe los je ze op een constructieve en duurzame manier op? Een buitenstaander kan vaak helder zien wat er speelt en individuele coaching of coaching gericht op het team inzetten. In dit blog helpen we je alvast op weg.
Stap 1: conflict of meningsverschil?
In een situatie waarin het rommelt, is het eerst en vooral belangrijk om onderscheid te maken tussen een conflict en een meningsverschil. Als het om een meningsverschil gaat, dan zijn mensen het inhoudelijk oneens over een bepaald onderwerp, maar dan zijn de verhoudingen onderling (de relatie dus) nog wel goed. Een meningsverschil vraagt om een andere interventie dan een conflict. Maar let op: een meningsverschil kan gemakkelijk in een conflict ontaarden als zaken niet worden opgepakt en er steeds meer onduidelijkheden ontstaan. Je ziet dat gebeuren bij bedrijven waar langere tijd niet duidelijk is wat de bedoeling is. Het team, en de leden daarvan, missen die bekende, belangrijke stip op de horizon. En daarmee, als je het helemaal terugbrengt tot de kern, waarom ze doen wat ze doen. Dit zie je vaak gebeuren wanneer leiders wel een goede intentie hebben, maar niet goed genoeg in beeld hebben waarom er bepaalde zaken binnen het team mislopen. Dus, stap 1: onderzoek of de bedoeling helder is bij je team en maak onderscheid tussen een conflict en een meningsverschil.
Stap 2: zijn de kaders helder?
Stap 2 vervolgens gaat over de verantwoordelijkheden en de (beleids)kaders, zijn deze helder? Wanneer je als leidinggevende constateert dat er iets niet goed loopt, dan wil je daar het waaróm achter weten. Voorbeeld: een klant is niet teruggebeld en klaagt daarover. Als je de betreffende collega daarover bevraagt zal deze, zoals de meeste mensen dat doen, waarschijnlijk in de verdediging schieten. Dat is niet nodig en ook niet jouw idee als leidinggevende. Je wilt niemand beschuldigen maar vooral weten wat er speelt. Dat kan dus ook je vraag zijn als je met een dergelijke casus te maken hebt: Vertel eens, wat is er aan de hand? Daarmee haal je direct de angel uit het gesprek en vraag je op een open manier om uitleg. Zonder oordeel.
Als er onvoldoende duidelijkheid is rond de taken, rollen en verantwoordelijkheden en de bijbehorende kaders, dan ontstaan er op gegeven moment conflicten. Dat is bijna altijd het geval als er onvoldoende gesproken wordt over de inhoud van die kaders. En dan? Dan ontstaat er irritatie in de persoonlijke relatie en heb je te maken met een conflict.
Stap 3: wat is er nodig?
Wanneer dat conflict eenmaal ontstaan is dan begin je met nauwgezet te praten over de kaders van, komen ze weer, de taken, rollen en verantwoordelijkheden. Je kijkt samen of er daar misschien zaken niet goed gaan. En je moet met elkaar kijken naar wat er nodig is voor de mensen die dat conflict hebben. Kijk dus niet naar de standpunten, maar naar wat de betrokken collega’s belangrijk vinden. Want als je dat weet dan kun je naar een oplossing toewerken. We geven een voorbeeld om het concreet te maken: stel dat je in een team een collega hebt die steeds net wat te laat komt. Mensen irriteren zich eraan en er ontstaat een conflict. Want ooit heb je met elkaar afgesproken (kader) dat je het belangrijk vindt om op tijd te zijn. Dat getuigt, zo vonden jullie destijds, van respect naar de ander (standpunt). Het kan zomaar zijn dat die ene collega die steeds wat te laat komt, eigenlijk niet achter deze afspraak stond. Niet vanuit onwil, maar omdat hij of zij nu eenmaal eerst de kinderen naar school moet brengen. Misschien is deze persoon wel van mening dat er geen rekening met zijn of haar situatie gehouden is, en denkt hij daarom: zoek het maar uit, ik kom gewoon wat te laat.
Moraal van het verhaal: wanneer je dan met elkaar, op een open manier de vraag stelt die we eerder in dit blog noemden (Vertel eens, wat is er aan de hand?) dan kom je waarschijnlijk al snel tot de kern van het probleem en kun je gemakkelijker tot een oplossing komen. Bijvoorbeeld tussen 8.30 en 8.45 uur is iedereen op kantoor of thuis ingelogd.
De juiste toonzetting
Bij conflicten is het bovendien heel belangrijk om op te merken op welke toon je je vragen stelt. Stel sowieso open vragen, begin je zin met wie, wat, waar, wanneer, hoe en welke vermijd veroordelingen in je vraagstelling.
Geen trucjes, maar het oprecht ánders doen
Dat is, in de kern, wat we mensen vanuit Gingermood leren, zichzelf ontwikkelen zodat ze het zélf kunnen gaan doen. Het gaat niet om het leren van truckjes, maar juist om naar jezélf te kijken zodat je leert het anders te doen. Ook effect bereiken in een conflictvrij en productief team? Neem contact met ons op. We helpen je graag.