Feedback en reflectie zijn essentiële onderdelen van een organisatie die wil groeien. Toch worstelen veel organisaties met het creëren van een cultuur waarin constructieve feedback wordt gegeven. Dit heeft niet alleen impact op individuen, maar ook op de prestaties van teams. Wanneer er een gebrek is aan feedback en reflectie, stagneert de ontwikkeling van medewerkers en daarmee de organisatie. Maar hoe zorg je ervoor dat feedback en reflectie onderdeel worden van je bedrijfscultuur? En wat is de rol van leiderschap hierin?
Waarom is feedback geven zo moeilijk?
Een veelvoorkomende oorzaak van problemen met feedback ligt in de manier waarop we gewend zijn met elkaar om te gaan. Vaak behandelen we anderen zoals we zelf behandeld willen worden, maar dat is niet altijd effectief. Mensen zijn verschillend en reageren ook verschillend op feedback. Terwijl de één directe en ongefilterde feedback waardeert, kan een ander hier juist van schrikken. Een van de eerste stappen om beter feedback te geven, is daarom bewust worden van de verschillen tussen medewerkers.
Een fout die vaak wordt gemaakt, is dat er niet genoeg rekening wordt gehouden met de persoon die de feedback ontvangt. Het gaat er niet alleen om dat de feedbackgever zijn boodschap overbrengt, maar ook hoe de gever dat doet en dat de ontvanger deze begrijpt en accepteert. Feedback geven is dus geen eenrichtingsverkeer, maar een dialoog.
De basis van goede feedback
Goede feedback begint bij duidelijkheid over de bedoeling van de organisatie. Met andere woorden weten medewerkers precies waar de organisatie voor staat en gaat en wat er in dat kader van hen wordt verwacht? Het lijken open deuren, maar we zien in de praktijk dat dit juist niet altijd even helder is. Voordat je feedback geeft, is het belangrijk om aan het begin van het gesprek de kern van de organisatie en haar doelen nog eens te benoemen. Bespreek samen met de medewerker zijn of haar rol, taken en verantwoordelijkheden, en welk gedrag daarbij hoort. Pas daarna kun je iemand effectief aanspreken op diens gedrag.
Een ander belangrijk aspect is het besef dat feedback vaak in fases wordt verwerkt. Mensen reageren niet altijd direct positief, vaak is er eerst sprake van ontkenning, of zelfs een vorm van boosheid. Dat hoort bij het proces. Als leider is het belangrijk om dit te accepteren en de ander hiervoor de benodigde ruimte te geven. Geef de ander de tijd om de feedback even te laten bezinken. Kom erop terug en bespreek het resultaat. Als deze fasen goed zijn doorlopen zal er acceptatie en gedragsverandering plaatsvinden.
Als feedbackgever is het belangrijk om je af te vragen wat het doel van de feedback is. Het vraagt om een strategische aanpak waarbij je weet waarom je feedback geeft. Wil je iemand helpen ontwikkelen? Wil je ongewenst gedrag corrigeren? Of wil je juist gewenst gedrag versterken? Het antwoord op deze vragen bepaalt de manier waarop je je boodschap brengt.
Hoe creëer je een feedbackcultuur?
Om een cultuur te creëren waarin feedback geven en ontvangen normaal is, moet je als organisatie beginnen bij leiderschap. Leiders spelen een sleutelrol in het geven van het goede voorbeeld. Als zij openstaan voor feedback en laten zien dat het geen bedreiging is, maar een kans om te groeien, zullen anderen dit voorbeeld volgen.
Daarnaast is het belangrijk om feedback een vast onderdeel te maken van werkprocessen. Plan regelmatig momenten in waarop teams met elkaar reflecteren en feedback geven. Dit kan bijvoorbeeld tijdens wekelijkse overleggen of evaluaties. Zorg ervoor dat feedback geen uitzondering is, maar een natuurlijk onderdeel van de dagelijkse gang van zaken.
Coaching als oplossing
Als je merkt dat het geven van feedback in jouw organisatie niet soepel verloopt, kan het nuttig zijn om een coach in te schakelen. Een coach kan helpen bij het ontwikkelen van de vaardigheden die nodig zijn om constructieve feedback te geven. Dit geldt niet alleen voor medewerkers, maar zeker ook voor leiders.
Coaching en training voor leiders is cruciaal, omdat zij vaak de toon zetten in de organisatie. Door leiders te trainen in het geven van feedback en hen bewust te maken van de verschillende persoonlijkheidstypes binnen hun team, kunnen zij effectiever communiceren en de ontwikkeling van hun medewerkers bevorderen.
Feedback geven en reflecteren: essentieel voor organisatiegroei
Feedback geven en reflecteren zijn essentieel voor de groei van een organisatie. Het vereist echter wel een bewuste aanpak waarin duidelijk is wat het doel van de feedback is en hoe deze het beste kan worden gebracht. Door te investeren in leiderschap, training en coaching, kun je als organisatie een cultuur creëren waarin feedback niet als bedreigend wordt ervaren, maar als een waardevol instrument om continu te verbeteren.