Als je in een organisatie grote veranderingen doorvoert, moet je ook de cultuur durven aanpakken. Die les trok het Radiotherapeutisch Instituut Friesland (RIF) na de invoering van een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD) én andere fundamentele veranderingen. Het zelfstandig bestralingsinstituut besloot samen te werken met Gingermood, om eigenaarschap en samenwerking organisatiebreed te versterken. “We hebben flinke stappen gezet – en die hadden we zonder Gingermood niet zo snel gemaakt,” vertelt Karin Mondriaan-van Zutphen, voorzitter van de Raad van Bestuur.
Zorg met precisie en verbinding
Het RIF is een zelfstandig, derdelijns bestralingsinstituut. Patiënten uit Friese ziekenhuizen worden er na hun diagnose doorverwezen voor radiotherapie. Karin: “We behandelen mensen poliklinisch, dus zonder opname. Ook klinische patiënten uit ziekenhuizen komen bij ons, maar keren na de bestraling terug naar hun ziekenhuisbed. Wij zijn zelfstandig, maar werken nauw samen met de verwijzende artsen.”
In een wereld waarin precisie, protocollen en medische richtlijnen de norm zijn, klinkt het misschien spannend: aan de cultuur van zo’n organisatie sleutelen. Toch was dat precies wat nodig was. “We wilden minder hiërarchie, meer samenwerking. En de implementatie van het nieuwe EPD maakte zichtbaar dat er ook iets moest veranderen in gedrag en mindset.”
“We hebben nu een gedeeld kompas. Niet alleen in onze waarden, maar ook in hoe we ons dagelijks gedragen – en hoe we elkaar daarop durven aanspreken. Dat is winst voor de hele organisatie.”
Van hiërarchie naar eigenaarschap
Het RIF wilde toe naar meer eigenaarschap op alle niveaus. Geen los project, maar een beweging van binnenuit. “We zijn begonnen met het formuleren van onze ‘bedoeling’: waar staan we voor, hoe willen we met elkaar omgaan? Dat vertaalden we naar kernwaarden en gewenst gedrag. Niet alleen voor het MT of de medische staf, maar voor de hele organisatie. Iedereen moet elkaar hierop kunnen aanspreken.”
In die ambitie paste Gingermood perfect. Karin kende begeleider en mediator Dickey al langer, maar benadrukt dat de keuze voor Gingermood professioneel was. “We wisten dat Dickey de expertise in huis had om dit traject goed te begeleiden. Bovendien kon Gingermood ook persoonlijke begeleiding bieden aan medewerkers – wanneer zij daar zelf behoefte aan hadden. Dat maakte het traject heel compleet.”
Flexibel in een wereld vol protocollen
De cultuurontwikkeling werd uitgevoerd in zogeheten ‘cohorten’. “Eerst het MT, de medische staf, de klinisch-fysische groep en daarna de rest van de organisatie. In kleine groepen volgden medewerkers tweedaagse sessies op externe locaties. Gingermood koos daarbij bewust voor een open programma: geen strak tijdschema, wel ruimte om te reageren op wat er in de groep gebeurde.”
Dat was wennen, in een wereld waar alles normaal gesproken tot op de minuut gepland is. “Sommige medewerkers vonden het in het begin ongemakkelijk. Toch bleek juist die flexibiliteit heel waardevol. Want soms ontstaat er iets in een groep – spanning, ontroering, of net dat ene inzicht. Dan moet je daarop kunnen inspelen. Gingermood kon dat.”
“In een wereld vol protocollen was de vrije, persoonlijke aanpak van Gingermood even wennen. Maar juist die flexibiliteit bracht ons verder: het gaf ruimte voor échte gesprekken, verbinding en groei.” – Karin Mondriaan-van Zutphen, voorzitter Raad van Bestuur Radiotherapeutisch Instituut Friesland
Van woorden naar gedrag
Het resultaat: gedeelde kernwaarden, gedragen gedragscodes en een organisatie die elkaar durft aan te spreken. “We zijn nu bezig met de borging: hoe houden we dit levend? Via 360 graden feedback bijvoorbeeld. Gingermood blijft in deze fase betrokken: ze schuiven aan, spiegelen, houden ons scherp. Precies wat je nodig hebt om het écht duurzaam te maken.”
Tips voor andere organisaties
Heeft Karin nog een advies voor andere zorgorganisaties of overheidsinstellingen? “Zorg dat het doel en de aanpak bij elkaar passen. Gingermood is professioneel, laagdrempelig en flexibel. Dat is geen vanzelfsprekende combinatie. Ze zijn groot genoeg om dit soort trajecten goed uit te voeren – en klein genoeg om dichtbij te blijven.”
Eind dit jaar maakt RIF de balans op: waar staan we en wat is er nodig om het ingezette traject zelf voort te zetten? “Dan willen we als organisatie zó ver zijn dat we het cultuurprogramma zelfstandig kunnen voortzetten. Met blijvende aandacht voor eigen regie, samenwerking en menselijkheid. Als dat lukt, is dit traject geslaagd.”
